כאשר אתם מבצעים קנייה בסופר ללא ביצוע סקר מחירים מעמיק, אתם אולי תפסידו עשרות עד מאות שקלים בכל קנייה. כאשר אתם מזמינים חופשה בבית מלון מבלי "לעשות שיעורי בית" כמו שצריך, ייתכן ותפספסו הנחות משמעותיות שיגרמו לכם לשלם מאות עד אלפי שקלים יותר. אך האובדן הכספי המשמעותי ביותר עלול להתרחש בשל תכנון אירוע בצורה שאינה נכונה. הפסד שבמקרה הטוב יסתכם בכמה אלפי שקלים, ובמקרה הגרוע – עשרות אלפים ואף למעלה מכך. כיצד תוכלו להימנע מכך ולחסוך הרבה כסף בתכנון האירוע שלכם? מייד תבינו.
שלושת הגדולים בתכנון האירוע שלכם: תכנון תקציבי, בחירת אולם ותזמון האירוע
שלושה אלמנטים מרכזיים עשויים לשנות את סך ההוצאה שלכם מן הקצה אל הקצה בתכנון אירוע כלשהו:
- תכנון תקציבי נכון – אל תסמכו על הזיכרון שלכם, אל תסתפקו בדפים או מחברות וגם לא בטבלאות אקסל. תכנון אירוע בימינו חייב להיעשות בצורה דקדקנית ורצינית וזאת באמצעות אפליקציות ותוכנות ייעודיות. כך תדעו בדיוק מה הציעו לכם, מה כבר בדקתם, האם אתם עומדים במסגרת התקציב שקבעתם ועוד. מחשבון חתונה, אפליקציית התנהלות עם ספקים ואפילו כזאת שמארגנת לכם את רשימת המוזמנים, כולל אישורי הגעה – בחרו את האפליקציה הנוחה ביותר עבורכם ותקלו על עצמכם את החיים.
- בחירה נכונה של אולם/גן אירועים – הבחירה במקום האירוח חשובה הן מבחינת החוויה והן מבחינת העוגה התקציבית. ניתן לומר כי לא תמיד קיים קשר ישיר בין המחיר אותו המקומות השונים דורשים לבין האיכות אותה הם מציעים. אז קודם כל, זכרו שהכול פתוח למשא ומתן והמחיר שהוצע לכם עשוי להיות נמוך יותר אם תדעו להתעקש. שנית, יקר לכם מדי? עברו הלאה. לא חסרים מקומות נהדרים באזורים שלא חשבתם עליהם ושבהם תקבלו תמורה הרבה יותר טובה לכסף שלכם. למשל, אל תהססו לחפש אולם או גן אירועים במקומות שלא בהכרח במרכז הארץ – אולמות אירועים בחדרה, נתניה או בכל עיר אחרת שאינה דווקא תל אביב, יעלו לכם הרבה פחות ועדיין תזכו בנוף לים אותו אתם מחפשים.
- תזמון נכון – אתם בוודאי יודעים שבקיץ ובימי חמישי משלמים יותר. האם אתם באמת מוכרחים לערוך את האירוע שלכם דווקא במועדים הללו? קחו בחשבון כי במדינה עם חורף נוח יחסית כמו ישראל ועם כ-30-40 ימי גשם בשנה בסך הכל, חיסכון של אלפי שקלים בשביל חתונה בנובמבר, או בר מצווה בפברואר או משהו באזור, הם בהחלט דבר אפשרי. לגבי היום בשבוע, נכון שיותר נעים לפזז על רחבת הריקודים כשלא עובדים למחרת, אבל מי שבאמת אתם יקרים לליבו, יכבד אתכם בנוכחותו לפחות עד לשלב הקינוחים גם באמצע השבוע.
טיפים חשובים לבחירת אנשי המקצוע
גם בחירת שאר אנשי המקצוע שאמורים להיות מעורבים באירוע שלכם היא דבר שכל עוד תבצעו בצורה נכונה, תחסכו המון כסף. כיצד תעשו זאת נכון? ובכן, קודם כל – סגרו כמה שיותר זמן מראש. די.ג'יי שגובה 6,000 ₪ חצי שנה לפני החתונה, יגבה 9,000 אם תפנו אליו חודש לפני האירוע. כמובן שרצוי לא לעשות זאת תחת לחץ, אבל גם לא לחכות לרגע האחרון. שנית, חשוב לפנות ל-3-4 אנשי מקצוע לכל הפחות לפני שבוחרים. כן, זה לוקח זמן. כן, זה עלול להיות מעיק ומייגע. ועדיין, זה הכרחי. גם למחיר וגם לאיכות.
נקודה שלישית היא לא לשלול את האפשרות לתת צ'אנס לאנשי מקצוע צעירים ונמרצים אך חסרי ניסיון. הם לרוב יעשו עבודה לא פחות טובה ויעלו לכם הרבה פחות. אפשרות נוספת היא פשוט להתקשר מראש עם אולם או גן אירועים שמציעים גם חבילות אירועים משתלמות שכוללות את כל נותני השירותים הללו מטעמם – די.ג'יי, קייטרינג, עיצוב ועוד.
אתרי אירועים – העוזר הקטן והחשוב שלכם!
נקודה חשובה אחרונה בתכנון אירוע טוב וחסכוני היא שימוש באתרים ייעודיים מתחום האירועים. אתרים שכאלו עשויים לשמש לכם עזר רב במגוון רחב של אספקטים, לרבות חוות דעת, אנשי מקצוע, המלצות ודיס-המלצות, מחירים ועוד. חשוב לבחור באתר רציני, מקצועי, אמין ומושקע ולבדוק מדי פעם את התכנים המתחדשים בו. בשורה התחתונה, אירוע בהחלט יכול להיות מפואר ומרשים, מבלי לקרוע את הכיס. שיהיה בהצלחה!
